Désencombrement et destruction d’archives : faites de la place dans vos locaux

Bureaux, sièges sociaux et open space, nous vous aidons à désarchiver vos tiroirs pour y voir plus clair. Simplifiez votre administration en ne gardant que vos documents essentiels, et profitez d’une solution de valorisation pour ne pas gâcher les papiers que vous allez jeter. Notre service de désarchivage en Île-de-France va vous permettre de recycler vos documents tout en faisant travailler des personnes en situation de handicap en ESAT. Vous sortez gagnant de votre désarchivage : plus de place disponible dans vos bureaux et une participation active au développement durable !

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Quels sont les avantages à désarchiver votre bureau ?

Gagner de l’espace dans vos locaux

Conserver trop de documents dans vos placards vous fait rapidement manquer d’espace. Nous vous encourageons à désarchiver régulièrement afin de vous libérer de la place et d’optimiser l’utilisation de vos locaux. Cela peut permettre d’aménager de nouveaux espaces de travail ou de stockage plus utiles à votre activité.

Économiser sur les coûts de stockage

De plus, les salles et les boîtes d’archivage ont un coût. En désarchivant, vous évitez l’investissement de nouvelles boîtes ou d’espaces de stockage supplémentaires. Vous pourrez même les réutiliser et ou vous en débarrasser si elles ne sont plus nécessaires. Faire de la place va permettre d’optimiser l’espace pour les projets vraiment rentables de votre entreprise.

Gagner du temps dans votre administration

En désarchivant régulièrement, vous facilitez la recherche des documents importants. Plus besoin de chercher parmi une multitude de dossiers et de papiers qui s’accumulent… Une organisation efficace vous permet de retrouver rapidement ce dont vous avez besoin, ce qui améliore la productivité de vos employés et vous fait gagner un temps précieux.

Optimiser un déménagement ou un changement de local

Si vous changez de locaux, pensez toujours à désarchiver avant. Cela vous évite de transporter inutilement des documents obsolètes vers votre nouvel espace. C’est aussi un bon moment pour faire le tri. Vous économisez ainsi du temps et de l’espace lors du transfert de vos documents vers votre nouveau lieu de travail.

Comment désencombrer votre espace de travail ?

Faites appel à une société spécialisée

Choisissez un prestataire externe qui s’occupe de tout pour simplifier votre démarche, comme La Bonne Collecte !

C’est un gain de temps et d’énergie précieux. Nous estimons d’abord la quantité de documents administratifs à éliminer, puis nous désencombrons vos bureaux en fonction.

Nous sommes également présents pour vous conseiller si vous avez besoin de renseignements supplémentaires.

Réalisez un audit pour y voir plus clair

Nous visitons vos locaux pour estimer :

• • Le volume à désarchiver ;

• • L’organisation du bâtiment (étages, marches, etc.) ;

• • Les différents matériaux à débarrasser (papier, meuble, matériel informatique, etc.)

Cette étape va nous permettre d’estimer le travail nécessaire et de mettre en place l’organisation pour vos désarchivage.

Organisez la collecte sur site

Après avoir pris contact et discuté de vos besoins, La Bonne Collecte intervient au sein de votre entreprise, partout en Île-de-France.

Nous proposons deux solutions différentes selon votre besoin d’accompagnement :

• • Nous pouvons disposer simplement des bacs de collecte papier pour que vos employés puissent vider par eux-mêmes leurs archives ;

• • Nous pouvons aussi prendre en charge nous-même le désencombrement de vos placards. Cela permet de ne pas mobiliser votre équipe et d’économiser une journée de travail.

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Valorisez vos archives

Une fois collectées, les archives papier sont transportées vers un centre de recyclage dédié. Là, le papier suivra un processus classique afin d’être réutilisé. Découvrez ici comment nous recyclons le papier à La Bonne Collecte.

Tous les autres objets ainsi que le matériel informatique sont également déposés en circuit de valorisation.

Obtenez une traçabilité écrite pour valoriser votre démarche écologique

Après le traitement de vos documents, nous vous délivrons une certification écrite des avantages écologiques réalisés grâce à votre désarchivage : le Bilan de Développement Durable.

Il vous permet d’améliorer votre responsabilité sociétale d’entreprise (RSE) et témoignera de votre engagement écologique en faveur du développement durable.

 

Et pour mes documents confidentiels ?

Si vous avez des documents sensibles nécessitant une destruction sécurisée, La Bonne Collecte vous propose aussi une solution pratique.
Notre méthode de destruction garantit la protection de vos données tout en donnant une seconde vie au papier.

Pour en apprendre plus sur notre service de destruction de papiers confidentiels.

Quelle est la durée légale de conservation des documents d’entreprise ?

Vous êtes tenus de conserver vos documents, émis et reçu dans l’exercice de votre activité, pendant un certain temps en cas de contrôle. Pour vous aider, voici un rappel des durées légales de conservation de vos documents avant que vous ne puissiez procéder à un désarchivage dans vos bureaux.

Documents sur la gestion du personnel

À conserver 1 an :

• • Le suivi des heures de travail et d’astreinte des employés, ainsi que leur compensation.

À conserver 3 ans :

• • Pièces en rapport aux charges sociales et à la taxe sur les salaires ;

• • Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait.

À conserver 5 ans :

• • Bulletin de paie ;

• • Registre du personnel à partir du départ du salarié ;

• • Pièces en lien avec les contrats de travail, les salaires, les primes, les indemnités, les soldes de tout compte et les régimes de retraite ;

• • Les observations et contrôles de l’inspection du travail ou de comité social et économique ;

• • Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie.

Documents comptables

Tous vos documents comptables (livre journal, grand livre, livre d’inventaire) ainsi que les pièces justificatives (bon de livraison, de commande et les factures clients ou fournisseurs) doivent être conservés 10 ans à partir de la clôture de l’exercice sur papier, ou bien 6 ans en documents informatiques.

Documents fiscaux

Tous vos papiers en rapport avec vos déclarations d’impôts, cotisations ou taxes doivent être conservés 6 ans à partir de la dernière opération mentionnés ou de la fate à laquelle les documents ont été établis.

Documents sociaux

Vous devez conserver sur une durée de vos 3 derniers exercices :

• • Feuille de présence ;

• • Rapport du gérant ou de conseil d’administration ;

• • Rapport des commissaires aux comptes.

Quand au compte annuel avec bilan, compte de résultat, annexe, etc., il se conserve 10 ans à partir de la clôture de l’exercice.

Pour le reste, vos documents sociaux se conservent 5 ans (statuts d’une société, traité de fusion et actes liés au fonctionnement de la société, registre de titres nominatifs, registre des mouvements de titres, ordre de mouvement, registre des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration).

Retrouvez ici toutes les recommandations officielles sur la durée d’archivage en entreprise.

Comment mon désarchivage peut augmenter ma responsabilité sociale d’entreprise ?

Choisissez un prestataire de collecte écoresponsable pour offrir une seconde vie à vos archives. Notre solution clé en main vous inclut dans une économie circulaire tout en allégeant vos armoires.

Offrez une deuxième vie à vos archives broyées

En choisissant un collecteur spécialisé, vous pourrez recycler vos documents désuets pour les transformer en papier neuf. Avec seulement 10 % de perte sur le recyclage du papier, vous permettez la remise en circulation de nouvelles feuilles prêtes à être réutilisées.

Profitez de notre système de valorisation au cœur de l’économie circulaire

Nous travaillons en collaboration avec l’ESAT L’Envol à Mantes-la-Ville, qui emploie des travailleurs en situation de handicap pour sur trier vos papiers. Cela leur permet d’être intégrés dans le monde du travail et de créer de nouveaux emplois solidaires.

En passant par notre service de désarchivage inclusif, vous pourrez bénéficier d’une réduction significative sur votre taxe AGEFIPH. Votre bonne action est récompensée !

Témoignez de votre engagement grâce à votre Bilan de Développement Durable (BDD)

À la fin de votre désarchivage, nous vous remettons un Bilan de Développement Durable qui récapitule vos économies en termes d’eau, d’arbre et de CO2. Ce document est un document actionnable auprès de vos partenaires et de vos parties prenantes afin de justifier de votre responsabilité d’entreprise de façon sourcée.

Alors si vous cherchez à améliorer votre RSE tout en diminuant votre empreinte écologique, vous pouvez vous tourner vers La Bonne Collecte. Nous facilitons le désencombrement des entreprises en Île-de-France tout en améliorant leur impact environnemental.

Le meilleur déchet est celui que l’on ne produit pas.
Pour le reste, il y a La Bonne Collecte !

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