Il est temps pour vous de faire le tri dans vos placards ? Le désarchivage en entreprise est une étape importante à réaliser tous les trois ou cinq ans pour gagner de la place et diminuer votre stockage d’archives. Mais la tâche peut se montrer rapidement bien plus ardue qu’il n’y paraît : entre tri des vieux dossiers administratifs, documents obsolètes et papiers confidentiels mais aussi le recyclage de papier, le transport des archives et la traçabilité de toute l’opération. C’est pourquoi La Bonne Collecte s’est chargé de vous lister les 7 erreurs principales que vous pouvez rencontrer lorsque vous souhaitez détruire vos papiers, en vous proposant chaque fois une solution pour vous permettre de désarchiver en toute sérénité.
1 - Sous-estimer le volume de documents à désarchiver
Vous serez toujours surpris par le nombre d’archives stockées dans vos bureaux. Prévoyez assez de place et de temps pour tout jeter le jour J. Le désarchivage en entreprise inclut évidemment beaucoup de papiers, mais aussi parfois des cartons, des meubles et même des déchets d’équipements électriques et électroniques (D3E) comme des disques durs.
Conséquences
- Perte de temps pour vos employés ;
- Débordement des espaces de stockage ;
- Coûts supplémentaires liés au surplus d'archives.
Solution
Réalisez un audit de déchets en amont pour estimer les volumes et les types de déchets à traiter. Cela vous permettra de choisir le bon format de contenants et de planifier le temps de collecte nécessaire pour tout jeter.
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2 - Ignorer les délais de conservation des documents d'entreprises
L’une des erreurs majeures est de détruire ou jeter des archives qui doivent être conservées plusieurs années. Vos documents fiscaux, bancaires, sociaux ou vos contrats ont tous des durées de conservation différentes. Par exemple, en France, les documents comptables doivent être gardés 10 ans. Vous retrouverez ici toutes les durées minimales de conservation des documents pour les entreprises.
Conséquences
- Sanctions possibles en matière fiscale ;
- Incapacité à prouver un fait en cas de litige.
Solution
Avant de désarchiver, établissez une liste des délais légaux de conservation en fonction du type de document. Vous pouvez également consulter un expert-comptable pour valider votre tri.
3 - Oublier la destruction sécurisée des papiers confidentiels
Les informations sensibles que vous gérez, qu’elles concernent vos clients ou vos employés, peuvent causer de sérieux problèmes si elles tombent entre de mauvaises mains.
Les documents contenant des données confidentielles (fiches de paie, contrats, informations clients, etc.) doivent donc être détruits selon des protocoles stricts pour éviter toute fuite de données. Le meilleur moyen reste le broyage papier.
Conséquences
- Violation du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) ;
- Vol d’informations ;
- Atteinte à la réputation de l’entreprise.
Solution
Faites appel à un prestataire qui propose une destruction sécurisée avec certificat de destruction. Cela garantit que vos archives administratives sont éliminées de manière irréversible et respectueuse des normes.
4 - Ne pas recycler les papiers lors du désarchivage
Imaginez tous ces papiers que vous allez jeter à la suite de votre désarchivage ! En se concentrant sur le besoin de libérer de la place, il arrive que les entreprises oublient qu’elles sont toujours tenues du recyclage de leurs déchets. Tous ces vieux dossiers administratifs restent du papier et doivent donc être valorisés comme tels.
Conséquences
- Déforestation et pollution ;
- Atteinte à la RSE de l'entreprise ;
- Inadéquation avec la loi.
Solution
Assurez-vous que tout le papier trié lors du désarchivage est acheminé vers des filières de recyclage adaptées.
Un prestataire comme La Bonne Collecte peut collecter et valoriser vos papiers pour en faire des matières premières réutilisables. De plus, privilégiez des solutions de destruction sécurisée pour les documents sensibles tout en garantissant leur recyclage. Vous contribuez ainsi à la préservation des ressources et à la réduction de votre impact environnemental.
5 - Négliger la traçabilité de vos archives
Saviez-vous que vous restez responsable de vos déchets jusqu’à leur valorisation finale ? Si votre prestataire ne garantit pas une traçabilité claire, vous pourriez être tenu responsable en cas de manquement. Vos documents doivent être recyclés comme tous vos autres papiers selon un processus de tri et de recyclage.
Conséquences
- Sanctions ;
- Atteinte à l’image de votre entreprise.
Solution
Exigez un certificat de destruction pour les documents sensibles et un reporting précis sur la gestion de vos déchets. Seuls des prestataires spécialisés pourront vous fournir ces preuves administratives.
6 - Oublier de sensibiliser vos collaborateurs
Un désarchivage réussi nécessite l’implication de votre équipe. Si elle ne comprend pas les enjeux ou les consignes, le processus de désarchivage peut se compliquer.
Conséquences
- Tri mal effectué ;
- Erreurs dans la destruction des documents ;
- Manque de collaboration.
Solution
Organisez une session de sensibilisation en interne. Expliquez les objectifs, les étapes du désarchivage et les consignes de tri.
→ Découvrez ici nos 5 idées de team building écologiques et originaux pour sensibiliser vos équipes.
7 - Sous-estimer l'importance d’un prestataire qualifié
Certaines entreprises tentent de gérer elles-mêmes le désarchivage pour économiser, mais cela peut rapidement se transformer en un processus complexe et coûteux. Vous mobilisez vos équipes pour réaliser cette tâche, ce qui vous fait perdre en temps et en productivité. De plus, vos employés ne sont généralement pas formés au tri des papiers. Vous n’obtiendrez pas non plus de document de suivi, si précieux pour votre traçabilité.
Conséquences
- Tri mal effectué ;
- Perte de temps ;
- Gestion inefficace des papiers ;
- Pas de traçabilité des déchets.
Solution
Confiez cette tâche à un prestataire spécialisé comme La Bonne Collecte.
Les professionnels du désarchivage disposent de contenants adaptés à la collecte de documents. Ils savent trier correctement les archives, peuvent détruire vos papiers confidentiels et vous fournir un document de reporting. Ils s’occupent également eux-mêmes de débarrasser vos bureaux.
Ce qu'il faut retenir
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Vous venez de vous prévenir des 7 erreurs les plus importantes lorsque vous réalisez votre désarchivage en entreprise.
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Pour rappel, veillez à bien connaître la durée de conservation de vos documents administratifs, puis réalisez un audit de ce que vous allez jeter. Pendant le désarchivage, vous devrez recycler ce que vous jetez et vous assurer de la destruction sécurisée des archives sensibles. Récupérer toujours un document de traçabilité pour alimenter vos efforts RSE. Enfin, entourez-vous d’une équipe formée ou d’un prestataire spécialisé qui prendra tout en main.
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